Легализация документов

Редакция получает большое количество обращений от читателей с просьбой подробнее рассказать о правильной подготовке документов, выданных в Российской Федерации или в СССР в период его существования, для их представления в государственные органы Испании.

Действительно, информации по данному вопросу крайне мало, что порождает массу слухов и догадок, не всегда имеющих отношение к действительности.

Наша задача состояла в том, чтобы найти достоверный источник информации по данному вопросу и получить такую информацию «из первых рук». Рассказать о процессе подготовки документов и его особенностях мы попросили коммерческого директора российской компании «Бюро переводов РОЙД» Илью Яновского.

- Начнем с самого главного: что такое легализация документов и для чего она нужна?

Легализация документа - это совершение ряда определенных формальных процедур для придания документу юридической силы на территории другого государства. Конечной целью процедуры легализации документа, выданного на территории одной страны, является возможность его представления в официальные органы другой страны.

Важно подчеркнуть, что легализация документа может быть осуществлена только на территории той страны, в которой он выдан или оформлен. Связано это с тем, что легализация подразумевает подтверждение соответствия документа законодательству страны выдачи, а также подтверждение полномочий и подлинности подписи лица, выдавшего или удостоверившего документ, а сделать это на территории другого государства невозможно.

Документ, выданный или оформленный, например, в Испании и оказавшийся на территории Российской Федерации, не может быть легализован в нашей стране - его нужно отправлять обратно в Испанию для прохождения легализации. И наоборот - документ, выданный или оформленный на территории Российской Федерации, может быть легализован только в нашей стране.

- В каких случаях требуется легализация документов?

- Легализация документа требуется практически всегда, когда его необходимо представить в официальные органы другого государства. Документ, выданный, например, в Российской Федерации, имеет юридическую силу только на территории Российской Федерации, где его можно полноценно использовать, но для его представления в официальные органы Испании потребуется легализация.

Исключением из этого правила являются некоторые типы документов, которые не подлежат легализации, а также некоторые страны, с которыми у России заключен двусторонний договор, отменяющий требование легализации. К сожалению, Испания не входит в их число.

В любом случае я бы рекомендовал всегда основываться на требованиях того официального органа, в который предстоит представлять документ, поскольку в некоторых случаях легализация не требуется и документ достаточно просто перевести на испанский язык и заверить перевод в установленном порядке.

- Расскажите, пожалуйста, подробнее о видах легализации, а также от чего зависит выбор того или иного способа.

- Основных видов легализации два - проставление штампа «Апостиль» и консульская легализация. Какой из них выбрать - в каждом конкретном случае зависит от страны назначения документа.

Проставление штампа «Апостиль» (иногда его еще называют «упрощенная легализация» или «апостилирование») применяется для отправки документа в страны, присоединившиеся к Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года, отменяющей требование консульской легализации и вводящей процедуру упрощенной легализации - проставление штампа «Апостиль». Упрощенной она называется именно потому, что, с одной стороны, апостилирование осуществляется одним уполномоченным органом, а, с другой стороны, документ приобретает юридическую силу на территории всех стран, присоединившихся к Гаагской конвенции.

И Испания, и Россия являются участниками Гаагской конвенции, поэтому в процессе обмена документами между нашими странами используется именно процедура апостилирования.

Если же страна, в которую вы готовите документ, не является участником Гаагской конвенции, необходима консульская легализация. Это более сложная процедура, включающая в себя удостоверение документа в органах Министерства юстиции РФ, органах МИД РФ, а затем в консульстве страны назначения в Российской Федерации. При этом документ будет иметь юридическую силу на территории только той страны, отметка консульства которой на нем стоит.

Поскольку мы с вами обсуждаем процесс легализации применительно к Испании, в дальнейшем правильнее будет рассматривать только процесс апостилирования документов.

- Какие документы, исходя из вашей практики, чаще всего апостилируются?

- Частные лица в основном апостилируют личные документы - свидетельства о рождении или смерти, о заключении или расторжении брака; образовательные документы - дипломы и аттестаты, справки о несудимости, паспорта и т.д.

Как правило, мы осуществляем апостилирование нотариально удостоверенных копий документов (копия обязательно должна быть удостоверена российским нотариусом). Однако для некоторых видов документов допускается апостилирование и оригиналов - это распространяется на документы, выданные органами ЗАГС, а также на документы об образовании. Выбор варианта в каждом конкретном случае зависит от требований официального органа, в который документ впоследствии будет передан.

Наши корпоративные клиенты, в большинстве случаев, передают на апостилирование регистрационные документы - уставы, учредительные договоры, свидетельства о регистрации, постановке на учет в налоговых органах, органах статистического учета, доверенности и т.п. Как правило, это требуется в случае участия в крупном зарубежном тендере или в случае учреждения совместного или дочернего предприятия в Испании.

Естественно, это только самые типичные примеры, и наши возможности ими не ограничиваются - мы готовы работать с любым документом, который нашему клиенту необходимо апостилировать.

- Обязательно ли переводить документ на испанский язык и в какой момент это нужно делать?

- Очень хороший вопрос и очень правильный, я бы сказал. Действительно, в большинстве стран мира действует универсальное правило: официальные органы принимают к рассмотрению только документы, исполненные на государственном языке своей страны. И Испания в данном случае не является исключением, поэтому переводить нужно в любом случае.

В какой момент это делать - зависит от требований того официального органа, в который планируется представлять документ. Поясню.

В ряде случаев официальные органы требуют, чтобы документ был переведен, а перевод - удостоверен на территории страны назначения, и не принимают документы с переводом, выполненным и удостоверенным в России. В этом случае мы просто апостилируем документ и передаем его заказчику, а перевод на испанский язык и заверение перевода клиент заказывает уже в Испании.

Если же такого требования нет, то мы апостилируем документ, переводим его, заверяем перевод у российского нотариуса и передаем клиенту полностью готовый результат.

В данном вопросе я бы также рекомендовал всегда опираться на требования того ведомства, в которое предстоит передать документ, и выяснять все требования заранее.

- А что нужно сделать, чтобы документ, выданный в Испании, имел юридическую силу в России?

- Как я уже говорил ранее, Россия и Испания являются участниками Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года. Благодаря этому для придания документу, выданному в Испании, юридической силы на территории России его необходимо апостилировать в Испании, в стране выдачи документа.

После того как такой апостилированный документ окажется на территории России, его необходимо перевести на русский язык и перевод удостоверить нотариально, поскольку российские государственные органы принимают к рассмотрению только документы, исполненные на государственном языке, т.е. русском.

В процессе нотариального заверения перевода оригинал документа сшивается вместе с переводом, а на последней странице такой сшивки дипломированный переводчик проставляет свою подпись в присутствии нотариуса, а нотариус - свою удостоверительную надпись, подпись и печать. Только после этого документ полностью готов к представлению в государственные органы Российской Федерации.

- И наконец, последний вопрос, который наверняка интересует наших читателей: возможно ли осуществить апостилирование удаленно, если владелец документа находится на территории Испании и не может выехать в Россию?

- Да, конечно, это широко распространенная практика в нашей компании - более половины наших заказов на апостилирование мы получаем от наших соотечественников, находящихся за рубежом.

Согласно действующим правилам присутствие лица, чей документ передается в государственные органы для проставления штампа «Апостиль», не требуется. Поэтому можно просто прислать нам документ по почте, оплатить услуги банковским переводом, а мы апостилируем документ и отправим его заказчику обратно выбранным им способом.

Единственная тонкость, на которую необходимо обратить внимание, - это способ передачи документов. Наша практика показывает, что самым надежным и быстрым вариантом является использование всемирно известных служб экспресс-доставки. Конечно, казусы и недоразумения случаются и у них, но в случае с обычной почтой их значительно больше.

- Спасибо за подробный рассказ.

- Спасибо за предоставленную возможность рассказать о нашей работе. Я надеюсь, что вопрос подготовки документов стал читателям немного понятнее и ближе, что позволит им сэкономить время и силы на поиске необходимой информации. Ну и, конечно же, сотрудники нашей компании всегда готовы предоставить более подробную консультацию.

НАША СПРАВКА

Бюро переводов РОЙД является профессиональным переводческим агентством, работающим на российском рынке уже более 7 лет. Офис компании расположен в Москве. Помимо непосредственно услуг письменного и устного перевода агентство уже на протяжении нескольких лет оказывает услуги подготовки документов для их отправки за рубеж (легализации документов). За годы работы сотрудники компании накопили значительный опыт и готовы поделиться им с читателями нашей газеты.

Более подробную информацию о компании можно найти на http://www.roid.ru/.

Более подробную информацию об услугах легализации документов можно найти на http://www.apostille.com.ru/ и http://www.legalization.com.ru/

Тел/факс: +7 (495) 933-72-16